Optim Admin

OPTIMADMIN
SIEGE SOCIAL : av des Habitations Modernes 28 – 1470 Bousval
B.C.E. 0739701016
Téléphone : +32 0485/143.947
Email :

1. Champ d’application et définitions

Les présentes conditions générales de vente sont applicables à toute commande passée par le Client auprès d’OPTIMADMIN et à tous les contrats de vente, en ce compris toute prestation de service accessoire. Ces conditions générales de vente excluent, à défaut d’acceptation écrite de la part d’OPTIMADMIN, toutes les conditions générales et particulières d’achat du Client.

Le Client est défini comme étant la personne représentant valablement une personne morale ou sa propre affaire et marquant son accord sur le bon de commande, offre ou contrat de services émis par OPTIMADMIN.

Le cas échéant, les présentes conditions générales de vente sont, complétées par les conditions particulières spécifiées entre les parties. En cas de divergences ou d’incohérences entre les conditions générales et les conditions particulières, ces dernières prévalent sur les présentes conditions générales.

Sauf preuve contraire, le Client reconnait avoir reçu un exemplaire des présentes conditions générales de vente et en avoir pris connaissance.

Si l’une des dispositions des présentes conditions générales devait être déclarée inapplicable ou invalidée pour une quelconque raison, cette invalidité ou inapplicabilité n’affectera pas l’application ou la validité des autres dispositions des conditions générales de vente.

Le fait qu’OPTIMADMIN ne se prévale pas, à un moment donné, des présentes conditions générales de vente ne peut être interprété comme valant renonciation de sa part à se prévaloir ultérieurement desdites conditions.

2. Offre, commande, contrat de service

La commande, le contrat de service expriment le consentement du Client de manière irrévocable.

Le bon de commande, le contrat de service précisent au minimum et de manière ferme, le service (détail et objet des prestations, modalités pratiques d’exécution, conditions de paiement, délai de réalisation, etc.).

Les tarifs indiqués dans les offres d’OPTIMADMIN restent valables pour une durée de trente (30) jours suivant la date du devis, sauf stipulation contraire.

OPTIMADMIN n’est liée par une demande de prestation que lorsqu’elle réceptionne l’accord du Client indiqué en toutes lettres sur l’offre de service. 

L’acceptation de l’offre de service, traduite par la signature du Client, vaut contrat.

Toute annulation, modification de commande ou du contrat de service par le Client doit être notifiée par lettre recommandée au siège social d’OPTIMADMIN ou par courriel avec accusé de réception et de lecture à l’adresse suivante :

3. Services en matière de gestion administrative déléguée

OPTIMADMIN offre un soutien à la gestion du quotidien de la vie d’une entreprise et une assistance administrative.

OPTIMADMIN prend en charge les tâches de secrétariat, la gestion de ressources humaines, les activités commerciales, de communication, … afin de permettre au dirigeant d’entreprise de se consacrer à son core business.

OPTIMADMIN veille à ce que toute personne prenant part à l’exécution des prestations soit titulaire de la qualification et de l’expérience professionnelle requises pour l’accomplissement des tâches qui lui sont assignées. 

4. Obligations du Client

En cas de modification de contrat ou de la date d’exécution des prestations ou d’annulation de rendez-vous, le Client informera OPTIMADMIN par courriel et au minimum 2 jours ouvrables avant le début de la prestation. À défaut, 50% du montant des prestations non décommandées dans le délai, restera dû à savoir, exigible de plein droit et sans autre formalité.

De même, si OPTIMADMIN se trouve dans l’impossibilité d’assurer ses prestations comme convenu (hors cas fortuit ou force majeure) ou si elle n’a pas la personne ressource appropriée, OPTIMADMIN sera tenue de proposer au Client, endéans les 8 jours ouvrables, une proposition alternative ainsi qu’une réduction de 20 % sur le montant de la facture.

Le Client doit veiller à ce qu’OPTIMADMIN reçoive en temps utile tous les renseignements, pièces et documents nécessaires ; faute de quoi, OPTIMADMIN sera dégagée de toute responsabilité en cas de mauvaise exécution ou traitement du dossier.

Le Client s’engage à honorer les prestations d’OPTIMADMIN selon les tarifs et délais de paiement convenus.

5. Prix et modalités de paiement

Le prix s’entend pour les services délivrés en Belgique, frais de déplacement, d’hébergement et TVA compris.

Un acompte de 50 % peut être réclamé à l’entame du dossier pour toute offre de service dont le montant est supérieur à 500,00 € HTVA.

Sauf convention écrite contraire, les factures (soldes) sont payables dans les 8 jours suivant la finalisation de la mission, en euros et au siège social d’OPTIMADMIN.

Pour les prestations régulières, une facture mensuelle sera adressée au Client en chaque fin de mois.

Les factures sont payables par virement électronique sur le compte d’OPTIMADMIN - IBAN BE 59 3631 9559 126 BIC BBRUBEBB.

Le non-paiement d’une facture à l’échéance entraine, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l’exigibilité immédiate de toute somme due par le Client, quelles que soient les modalités de facilité de paiement octroyées auparavant.

À défaut d’un paiement à son échéance, OPTIMADMIN se réserve le droit de suspendre les prestations en cours sans préavis ni indemnités et sous réserve de tous droits.

6. Durée et fin du contrat

Sauf convention écrite contraire, les contrats émis sont conclus pour des prestations ponctuelles et prennent fin lorsque les parties ont exécuté l’ensemble de leurs obligations.

Chacune des parties peut mettre fin au contrat :

• Immédiatement, sans préavis ni indemnité et sans recours préalable à une juridiction en cas de manquement grave aux présentes conditions générales. Est considéré comme manquement grave le non-respect des obligations respectives des parties, le défaut de paiement, la faute professionnelle, le défaut de prévoyance, la négligence etc.
• Immédiatement, sans préavis ni indemnité et sans recours préalable à une juridiction en cas de force majeure qui fait obstacle à l’exécution du contrat depuis plus de trente (30) jours.

7. Retard de paiement – Clause pénale

Toute somme impayée à son échéance sera majorée, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d’intérêts de retard conventionnels d’un montant annuel de 12 % à partir de la date d’échéance de la facture jusqu’au complet paiement.

Toute somme impayée à son échéance entrainera la débition de plein droit et sans mise en demeure préalable, d’une indemnité forfaitaire d’un montant total de 15 % de la somme en principal, intérêts et frais, avec un montant minimum de 100 euros, sans préjudice des frais éventuels de justice.

8. Rupture unilatérale du contrat – Clause pénale

En cas de résiliation unilatérale de toute vente par le Client, hors les circonstances prévues dans les présentes conditions générales de vente à l’article 6, celui-ci est redevable à OPTIMADMIN, à titre d’indemnité de dédit, d’une somme égale à 20 % du montant total de la commande.

 9. Garanties et responsabilité

OPTIMADMIN s’engage à apporter tout le soin nécessaire à l’exécution des missions qui lui sont confiées par le Client. OPTIMADMIN s’oblige tout particulièrement à ne travailler qu’avec du personnel qualifié et déclaré. OPTIMADMIN exerce ses activités dans les règles de l’art et en respectant le secret professionnel.

OPTIMADMIN n’est tenue qu’à une obligation de moyen, sa responsabilité ne pourra être engagée que pour un défaut de négligence, de prévoyance, de précaution ou d’incompétence dûment établi (faute essentielle et déterminante).

De plein droit et sans formalité, la responsabilité d’OPTIMADMIN sera dégagée en cas d’événement ne permettant pas la poursuite normale de ses prestations, engendrant un retard, ou plus généralement, par un cas de force majeure. Il est entendu par « cas de force majeure » tout événement imprévisible ou irrésistible ou extérieur, ces trois critères étant alternatifs.

Il en va de même en cas d’omissions, d’inexactitudes résultant de renseignements erronés transmis par le Client ou par un tiers.

OPTIMADMIN ne sera tenue à aucune indemnisation pour les dommages immatériels tels que perte de production, perte d’exploitation, perte de données, préjudice financier ou commercial ou autres qui seraient la conséquence directe ou indirecte des dommages causés suite à la défaillance des services de OPTIMADMIN.

Les partenaires commerciaux ou prestataires de service sont sélectionnés avec le plus grand soin.  Si malgré tout, le Client devait être déçu par leur(s) prestation(s), OPTIMADMIN refuse le paiement d’une quelconque pénalité ou indemnité à ce titre.

10. Propriété intellectuelle

Les créations (œuvre écrite, orale, création esthétique, œuvre graphique et plastique, photographies, logiciels, logos, création publicitaire etc.) d’OPTIMADMIN sont protégées par la législation en matière de propriété intellectuelle et restent sa propriété pleine et entière, sauf disposition expresse en sens contraire.

Ces créations ne peuvent être utilisées par le Client que dans le cadre des conventions qui ont été conclues synallagmatiquement et uniquement sur le territoire belge, sauf autorisation expresse en sens contraire.

Le Client s’interdit de reproduire, directement ou indirectement, en totalité ou en partie, d’adapter ou de modifier, de commercialiser ou de diffuser à des membres de son personnel ou à des tiers les supports informatiques, écrits ou autres ressources mis à disposition sans l’accord préalable et écrit d’OPTIMADMIN.

OPTIMADMIN déclare être titulaire des droits de propriété intellectuelle relatifs aux produits et aux services commercialisés et mis à disposition du Client ou d’avoir obtenu du tiers propriétaire un droit d’usage régulier de ces derniers.

Si l’objet du contrat de service constitue une œuvre au sens du droit d'auteur, OPTIMADMIN aura le choix de céder ou de concéder, en tout ou en partie, au Client les droits sur l'œuvre précitée : droit de reproduction, droit de représentation, de commercialisation, d'usage, de détention, d'adaptation, de traduction et en plus généralement tous droits d'exploitation.

Ladite (con)cession vaut pour tous territoires et pour toute la durée de protection dont l'œuvre fait l'objet.

En cas de cession, OPTIMADMIN s'interdira pour l'avenir tout fait d'exploitation de l'œuvre précitée.

11. Confidentialité et protection des données à caractère personnel

OPTIMADMIN s’engage, dans le cadre des missions qui lui sont confiées, à respecter le secret professionnel et à faire montre de dignité, de probité et de délicatesse. 

Le Client, quant à lui, s’engage à garder strictement confidentielles toutes les informations auxquelles il aurait pu avoir accès relatives à OPTIMADMIN, à ses services, à ses produits, à ses tarifs, à ses contrats pendant toute la durée des relations contractuelles et dix ans après leur fin, et ce, quelle qu’en soit la cause. Il se porte garant du respect de cette confidentialité par ses salariés et préposés passés, présents ou à venir.

L’ensemble des données à caractère personnel collectées dans le cadre des prestations de services visées par les présentes conditions générales est traité conformément à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, à la législation européenne et tout particulièrement au Règlement général sur la protection des données (Règlement 2016/679, le « RGPD »).

Ces données sont conservées uniquement pour des actions spécifiques liées aux missions confiées à OPTIMADMIN et ne sont, en aucun cas, transmise à des tiers à des fins de marketing.

Le Client dispose de la possibilité :

• de s’opposer, sur simple demande et gratuitement, au traitement de ses données personnelles à des fins de marketing direct ;
• d’accéder, gratuitement, aux données le concernant conservées par OPTIMADMIN et d’obtenir rectification des données qui seraient incomplètes, inexactes ou non pertinentes.
• de s’opposer, pour des raisons sérieuses et légitimes, à ce que les données conservées fassent l’objet d’un traitement.
• d’exiger la suppression des données personnelles transmises.

Toute demande concernant ce qui précède doit être adressée par écrit au siège social d’OPTIMADMIN : av des Habitations Modernes 28 à 1470 Bousval soit par courriel à l’adresse électronique suivante :

OPTIMADMIN peut divulguer à des tiers des informations personnelles sur requête de toute autorité légalement autorisée à en faire la demande. OPTIMADMIN peut également les divulguer si cette transmission est requise, en toute bonne foi, pour se conformer aux lois et règlements, pour protéger ou défendre ses droits ou ses biens.

12. Contestations

Les contestations relatives aux prestations commandées doivent être introduites dans les huit (8) jours ouvrables (date du cachet postal faisant foi) suivant l’exécution et ce, par lettre recommandée adressée au siège social d’OPTIMADMIN, sous peine d’irrecevabilité.

Les contestations relatives aux factures doivent également être formulées par écrit dans un délai de huit (8) jours à dater de la réception de la facture (date du cachet postal faisant foi), au siège social d’OPTIMADMIN sous peine d'irrecevabilité.

13. Clause de médiation

Les parties conviennent que tout désaccord ou différend relatif aux présentes conditions générales de vente ou découlant de leur interprétation ou de leur application sera soumis à une médiation.

À cet effet, les parties s’engagent à participer à au moins une rencontre de médiation en y déléguant une personne ayant pouvoir de décision.

Le médiateur sera choisi par les parties dans l’arrondissement judiciaire de leur choix.

14. Tribunal compétent et droit applicable

Le contrat de vente et les présentes conditions générales sont régis par le droit belge.

Tout litige relatif à la formation, l’exécution, l’interprétation de ces conditions générales de vente qui ne peut être résolu à l’amiable, est soumis à la compétence exclusive des juridictions de l’arrondissement judiciaire du Brabant wallon.